Le CRM, l'outil indispensable du cabinet d'avocat

Très rares sont ceux qui les ont essayés et sont revenus sur leurs décisions. On vous explique concrètement les CRM, c'est quoi, comment ils peuvent vous être utiles et lesquels sont faits pour vous.

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C'est quoi un CRM ?

Customer Relationship Management, « Gestion de la relation client » en français. C'est un outil qui consiste à stocker, centraliser les informations et partager à qui on le souhaite toutes les informations récoltées sur vos clients, prospects, cibles, ... Avec comme objectif la gestion et la planification des interactions. Un CRM vous facilite la vie dans la gestion de vos contacts, le suivi de vos prospects, l'automatisation de votre processus commercial et marketing, l'analyse de vos performances commerciales, votre support client, etc.

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Avoir un CRM en tant qu'avocat

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Pour vos clients et vos prospects

Chaque client s'attend à des services de qualité, une réactivité de votre part et se sentir valorisés. Un CRM, c'est l'historique de vos conversations et de toutes les interactions entre le client et le cabinet. Un CRM, c'est aucun client sur le côté, aucun oubli, donc pas de mail "on s'était dit quoi ?", le respect des échéances, un service personnalisé pour chaque client et résultats des clients satisfaits et fidélisés.
Enregistrez vos prospects sur vos CRM, de façon manuelle ou automatisée. Cela permet de suivre les opportunités potentielles. Dirigez vos prospects vers les services dont ils ont besoin, gardez ses prospects au chaud, évitez de les perdre ou les oublier pour maximiser le potentiel de développement de votre clientèle.

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Sécurisez vos données

Un bon CRM permet de stocker ses données dans un espace sécurisé et fiable (plus qu'un fichier Excel perdu dans votre ordinateur en tout cas). L'utilisation d'un CRM vous permettra de garantir la conformité aux réglementations officielles (RGPD par exemple).

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Pour vos associés et collaborateurs

Centralisez toutes les informations au même endroit et les rendre accessibles par les personnes que l'on souhaite en direct, c'est des heures et des heures de discussion gagnées où vous expliquez à Untel l'état actuel du dossier. Un CRM améliorera grandement l’efficacité des opérations. Le CRM vous permettra de suivre les clients et leurs activités liées, de gérer les tâches et les échéances et permettre à tous les membres du cabinet de mieux gérer leurs temps de travail. Avec ça, vous passerez plus de temps à discuter des week-ends de chacun plutôt que des dossiers.

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Analyser les résultats

Souvent oubliés et inexploités (nous les premiers), certains CRM vous permettent aussi d'analyser les données. Créez des tableaux de bord détaillés, des graphiques analytiques sur toutes les informations recueillies pour identifier les tendances, les dysfonctionnements et les opportunités.

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Quel CRM choisir pour mon cabinet d'avocats ?

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Avant de choisir votre CRM, posez-vous les bonnes questions.

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Quels sont mes besoins ?

‍Il vous faut un CRM pour faire du développement commercial, attirer de nouveaux clients en menant des actions marketing et de vente... Plutôt un CRM pour faciliter l'accès aux informations et le partage des données avec vos associés et collaborateurs... Ou alors un CRM pour gérer la relation avec les clients, mettre en évidence les clients qui doivent être recontactés ou méritent une attention particulière, automatiser les relances aux clients ou prospects, pointer ceux qui sont inactifs... Ou enfin un CRM pour analyser vos résultats et dysfonctionnements, obtenir des rapports, avoir des tableaux de bord détaillés pour apporter des réponses concrètes.

Un bon CRM répond globalement à tous ces points, mais certains sont plus ou moins spécialisés. Il est donc important pour vous de définir quels sont vos réels besoins et vos manques pour choisir le bon CRM.

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Quel est mon budget ?

Il existe aujourd'hui des CRM complètement gratuits, mais qui vous limiteront dans les possibilités. Le coût s’établit très souvent en fonction du nombre d'options que l'outil met à votre disposition et en fonction du nombre d’utilisateurs sur la plateforme. Essayez de calculer le temps que vous gagneriez à posséder un CRM et les avantages qu'il vous apporterait, puis comparez ce temps et ces avantages au prix qu'il vous coûte. Sinon, commencez par des versions gratuites et améliorez petit à petit les options auxquelles vous souscrivez. D'expérience, on adhère très vite à l'outil et fait rarement marche arrière.

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Est-il compatible avec les outils que j'utilise ? 

Votre CRM doit être connecté avec les outils que vous utilisez. L'intégration de votre CRM dans l'écosystème de votre organisation vous permettra de gagner un temps fou et l'automatisation d'un nombre important de vos tâches, telles que votre boîte mail, votre agenda, les logiciels de facturation, ...

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Un CRM adapté à la taille de ma structure ?

Il n'est pas forcément nécessaire d'avoir un CRM si vous êtes seul ou au sein d'une petite structure avec une clientèle limitée. Un bon ERP, un fichier Notion ou Excel bien ficelé peut suffire (à condition d'être bien organisé). Mais ne me faites pas dire ce que je n'ai pas dit, un CRM pourra tout de même vous être très utile ! Seulement, pas la peine de payer un CRM avec plein d'options adaptées aux grandes structures, un simple CRM gratuit ou à petit coût suffit largement. À l'inverse, si votre structure est grande ou vouée à grandir, anticipez et prenez un CRM capable de répondre à l'évolution de vos besoins.

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La sécurité ?

Encore plus pour une profession comme celle d'avocat, votre CRM doit protéger les informations de vos clients. Assurez-vous que le CRM soit conforme aux réglementations de confidentialité des données.

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Les meilleurs CRM pour cabinet d'avocat

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Les CRM généralistes

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Brevo - Un français pour commencer, oui Brevo ne sert pas qu'à envoyer des mails, il peut aussi s'agir d'un CRM. Idéal pour les avocats individuels qui ne veulent pas se prendre trop la tête avec un outil complexe. Une version gratuite est disponible et des fonctionnalités complémentaires sont proposées à des prix attractifs. Cependant, il ne propose pas de reporting sur mesure et peut rapidement montrer ses limites si votre équipe s'agrandit.

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Axonaut - Un autre CRM français et un compagnon complet pour les petits et moyens cabinets, tout en un CRM, facturation et comptabilité. Un outil très simple à prendre en main avec une interface promettant une bonne expérience utilisateur. Le logiciel propose un très bon suivi des KPI (indicateurs de performance) de façon intuitive. Et pour ceux qui s'inquiètent d'être abandonnés ou perdus une fois sur le logiciel, Axonaut dispose d'une équipe basée en France proposant un service client de qualité et réactif. Petit bémol, il n'y a pas de version gratuite mais un essai gratuit est proposé afin d'être sûr de vous lancer dessus.

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Pipedrive - Un outil plutôt orienté pour les vendeurs souhaitant augmenter leur chiffre d'affaires. Idéal pour les avocats individuels ou les petits cabinets qui souhaitent organiser leur processus de "ventes". Pipedrive permet un excellent suivi des prospects et la prévision des ventes. L'interface est relativement simple à prendre en main. Il n'y a pas de version gratuite, mais le coût mensuel est très abordable et un essai gratuit est possible. L'outil est pensé pour les commerciaux et on le ressent, si l'objectif prioritaire n'est pas le développement commercial, ce n'est pas le CRM qu'il vous faut.

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Salesforce - Le leader mondial et CRM ultra complet. S'adapte à la taille de votre entreprise donc parfait pour les grands ou très grands cabinets. L'outil vous offre l'intégralité des services de base d'un CRM avec une personnalisation étendue via Einstein Analytics et AppExchange. Des modules de Ventes, Marketing, Relation client, sécurité... Vous ne manquerez de rien. Très facilement intégrable avec une quantité énorme d'autres applications. Un peu complexe à prendre en main, il vous faudra du temps pour vous familiariser avec l'outil. C'est également un peu cher et flou niveau prix, mais en échange de personnalisation à la hauteur des attentes.

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Hubspot CRM - Large couverture fonctionnelle pour tout type de cabinet ou individuel. Très orienté inbound marketing, cela ne l'empêche pas d'être ultra complet et d'offrir des services larges en intégrant marketing, vente et service clientèle. À l'instar de Salesforce, l'outil s'intègre avec énormément d'outils. Très apprécié pour sa version gratuite, mais rapidement limité. Une quantité de modules payants impressionnante pouvant énormément enrichir votre CRM, mais à des coûts non négligeables.

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Les spécialisés pour cabinet d'avocats

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Diapaz - Un logiciel web, 100% français, conçu exclusivement pour le métier d’avocat, le logiciel de Diapaz intègre nativement une gamme complète et modulable de fonctionnalités pour s’adapter à toutes les organisations et spécialités des cabinets. Il rassemble tous les outils nécessaires à la gestion du cabinet et à la production en un seul endroit. Diapaz limite la ressaisie, facilite le travail en équipe et améliore la qualité de services pour vos clients. Particulièrement apprécié des cabinets désireux de booster leur croissance pour son module de reporting performant et fiable.

‍Les plus : sans installation, sans engagement, compatible MAC et PC et synchronisé avec vos outils Microsoft. Et surtout, même si souvent on le met de côté, ils sont garants de la sécurité de vos données : triple certification sur le sujet, solide (ISO 20000, ISO 27001 et ISO 27018). Voir notre article sur la base de la cybersécurité des cabinets ici !

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Secib - Également très complet, une multitude de modules pour vous faciliter la vie ! Le tout avec une interface extrêmement intuitive. Secib met l'accent sur la qualité de ses reportings et l'analyse de vos performances, idéal pour le développement commercial. L'accès à une démo est disponible, puis un prix sur devis s'adaptant à vos besoins vous sera ensuite communiqué.

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JarvisLegal - Encore un outil complet, vous proposant la grande majorité des indispensables pour la gestion de votre cabinet. JarvisLegal met l'accent sur son IA intégrée qui automatisera pour vous un nombre de tâches importants. Une démo est également disponible et des prix affichés avec 4 offres proposées vous permettant de les adapter à vos besoins. Les prix vont de 35€ par mois et par utilisateur à 135€ pour l'intégralité des modules inclus.

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Kleos - Le CRM efficace pour gérer vos relations clients et vos facturations. L'outil s'intègre très facilement avec une multitude d'autres applications, dont la suite MS Office & Outlook. Et le tout à un tarif très attractif pour un CRM spécialisé avocat : 69€ par mois et par utilisateur.